Nota Spese e Trasferte

Il software per la gestione trasferte e delle note spese.
Il nostro programma di gestione delle trasferte e delle note spese, nasce da una lunga esperienza del nostro team, specializzato in soluzioni software per la gestione amministrativa e di processo dei viaggi di lavoro.

Oltre alle funzioni base che caratterizzano la gestione puramente amministrativa della Nota Spese, abbiamo implementato diverse funzioni ed interfacce per aiutare e guidare i dipendenti e le figure coinvolte, nella organizzazione delle trasferte.

Cosa Semplifica:

Rendicontare le spese sostenute durante un viaggio di lavoro, viene spesso ritenuto una perdita di tempo o un peso.

Attraverso un’interfaccia web intuitiva ed immediata abbiamo facilitato questo processo in azienda.

Oltre all’interfaccia web è possibile utilizzare un’App mobile per il caricamento delle spese allegando automaticamente la foto dello scontrino.

Il software è interfacciato con le principali agenzia specializzate nei viaggi di lavoro, al fine di recuperare automaticamente i servizi acquistati, rendendoli disponibili in nota spese al dipendente.

Le interfacce già esistenti consentono il caricamento degli acquisti fatti con la maggior parte delle carte di credito (con la possibilità comunque di implementare il caricamento di flussi non ancora tra quelli disponibili).

Anche in questo caso il dipendente si ritrova le spese già precaricate in nota spese

La gestione delle trasferte è caratterizzata da processi autorizzativi ed approvativi spesso anche molto complessi ed articolati.

Abbiamo realizzato un sistema avanzato di configurazione di questi flussi per aderire al meglio alle esigenze di configurazione del cliente, dalle più semplici a quelle più complesse.

Le regole possono essere caricate e gestite in modo manuale o recuperate in automatico, se in azienda è presente un organigramma organizzativo da cui ricavarle.

Se l’azienda gestisce delle policy con tetti di spesa per alcune tipologie di costi (ad esempio vitto e alloggio), possono essere configurate delle regole di controllo che consentono al dipendente e a chi deve effettuare le verifiche, la gestione di eventuali sforamenti.

La maschera di controllo evidenzia in modo intuitivo e chiaro se sono presenti in nota spese delle anomalie rispetto alla policy aziendale e ne consente una gestione configurabile (ad esempio il taglio automatiche dei costi eccedenti le soglie aziendali).

Oltre ai massimali aziendali puntuali, possono essere gestiti massimali su spese cumulative e naturalmente segnalazioni sui superamenti dei massimali fiscali.

Sono disponibili report standard che permettono di analizzare in modo completo diverse aree di interesse ed in particolare:

  • i costi per voce di spesa, centro di costo, commessa, …
  • confronto degli stessi costi su anni differenti
  • riepilogo dei pasti beneficiati

Possiamo inoltre creare report personalizzati in base alle richieste del cliente.

È possibile esportare i movimenti verso la contabilità di qualsiasi gestionale, utilizzando il nostro tracciato standard o seguendo le specifiche del tracciato del software di destinazione.

Si può configurare il rimborso direttamente in cedolino o attraverso la creazione del file SEPA per il pagamento con bonifico bancario.

Il programma è già predisposto per l’interfacciamento verso sistemi di archiviazione sostitutiva, al fine di poter prevedere, dove previsto dalla normativa, la dematerializzazione dei giustificativi ed il loro mantenimento solo in formato elettronico.

Rendicontazione spese

Rendicontare le spese sostenute durante un viaggio di lavoro, viene spesso ritenuto una perdita di tempo o un peso.

Attraverso un’interfaccia web intuitiva ed immediata abbiamo facilitato questo processo in azienda.

Oltre all’interfaccia web è possibile utilizzare un’App mobile per il caricamento delle spese allegando automaticamente la foto dello scontrino.

Servizi Travel Prepagati / Anticipi

Il software è interfacciato con le principali agenzia specializzate nei viaggi di lavoro, al fine di recuperare automaticamente i servizi acquistati, rendendoli disponibili in nota spese al dipendente.

Le interfacce già esistenti consentono il caricamento degli acquisti fatti con la maggior parte delle carte di credito (con la possibilità comunque di implementare il caricamento di flussi non ancora tra quelli disponibili).

Anche in questo caso il dipendente si ritrova le spese già precaricate in nota spese

Flussi Autorizzativi / Approvativi

La gestione delle trasferte è caratterizzata da processi autorizzativi ed approvativi spesso anche molto complessi ed articolati.

Abbiamo realizzato un sistema avanzato di configurazione di questi flussi per aderire al meglio alle esigenze di configurazione del cliente, dalle più semplici a quelle più complesse.

Le regole possono essere caricate e gestite in modo manuale o recuperate in automatico, se in azienda è presente un organigramma organizzativo da cui ricavarle.

Controllo Massimali

Se l’azienda gestisce delle policy con tetti di spesa per alcune tipologie di costi (ad esempio vitto e alloggio), possono essere configurate delle regole di controllo che consentono al dipendente e a chi deve effettuare le verifiche, la gestione di eventuali sforamenti.

La maschera di controllo evidenzia in modo intuitivo e chiaro se sono presenti in nota spese delle anomalie rispetto alla policy aziendale e ne consente una gestione configurabile (ad esempio il taglio automatiche dei costi eccedenti le soglie aziendali).

Oltre ai massimali aziendali puntuali, possono essere gestiti massimali su spese cumulative e naturalmente segnalazioni sui superamenti dei massimali fiscali.

Analisi Statistiche e Report

Sono disponibili report standard che permettono di analizzare in modo completo diverse aree di interesse ed in particolare:

  • i costi per voce di spesa, centro di costo, commessa, …
  • confronto degli stessi costi su anni differenti
  • riepilogo dei pasti beneficiati

Possiamo inoltre creare report personalizzati in base alle richieste del cliente.

Integrazione con contabilità e Paghe

È possibile esportare i movimenti verso la contabilità di qualsiasi gestionale, utilizzando il nostro tracciato standard o seguendo le specifiche del tracciato del software di destinazione.

Si può configurare il rimborso direttamente in cedolino o attraverso la creazione del file SEPA per il pagamento con bonifico bancario.

Archiviazione Sostitutiva

Il programma è già predisposto per l’interfacciamento verso sistemi di archiviazione sostitutiva, al fine di poter prevedere, dove previsto dalla normativa, la dematerializzazione dei giustificativi ed il loro mantenimento solo in formato elettronico.

Richiedi maggiori informazioni su Nota Spese e Trasferte

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